Cómo evitar las citas olvidadas por los clientes
Llega el momento de tu cita con el cliente, pero tu cliente no aparece. ¿Te suena esta situación? Si eres el dueño de un negocio de peluquería, belleza o bienestar seguro que esta situación te ha ocurrido alguna vez. Todos los negocios de este sector tienen clientes que reservan citas y luego no acuden a las mismas. Antes de enfadarte más o tomar cualquier decisión precipitada, relájate y lee los pasos que te damos a continuación para reducir el número de citas olvidadas en tu negocio.
Evita la frustración y actúa con rapidez
Es imposible no sentirse frustrado cuando un cliente no se presenta a su cita. Esto supone un contratiempo para tu negocio que genera una pérdida de tiempo y dinero. Una respuesta ante esta frustración que muchos dueños de peluquerías y salones de belleza realizan es llamar o enviar mensajes de texto a sus clientes varias veces. Lo más probable es que si el cliente no ha acudido a la cita y no ha llamado para llamar se haya olvidado o haya tenido una emergencia por la que no ha podido acudir. Si no se obtiene respuesta ante tal ausencia por parte del cliente, lo que debes hacer es intentar cubrir el hueco que te ha generado lo antes posible. Si han pasado 15 minutos y el cliente no ha aparecido, trata de llenar el hueco causado invitando a un cliente que esté en la sala de espera.
Una vez hayas rellenado el hueco causa asegúrate de ir a tu programa de gestión y anotar que ese cliente no se ha presentado para así saber que no es un cliente serio por si en el futuro reserva una cita de nuevo. El programa de gestión Versum cuenta con la ficha de cliente para estética perfecta y además de este tipo de anotaciones puedes incluir muchos más datos sobre tus clientes.
Existe la posibilidad de que pasados 15 minutos el cliente se presente en el salón sin haber avisado previamente de dicho retraso. En ese caso puedes decidir si ofrecerle el servicio o no. Si decides no ofrecérselo porque te condiciona el resto de citas y te hace quedar mal con el resto de clientes, explícale amablemente los motivos e invítalo a reservar una cita lo antes posible para poder ofrecerle el tratamiento que desea. Lo más importante es mantener un enfoque profesional. Si el cliente se siente atacado por ti o tu equipo de trabajo, lo más probable es que deje comentarios negativos en Internet sobre tu negocio.
Intenta contactar con el cliente
Si el cliente no ha avisado de su ausencia, al final del día, cuando la frustración haya desaparecido, intenta contactar con el cliente. Antes de hacerlo, comprueba su ficha de cliente de estética en tu programa de gestión para centros de estética Versum y fíjate si alguna vez anterior también se ha olvidado de su cita. Si anteriormente ha ocurrido, envía un mensaje de texto o correo electrónico preguntando por la razón de la ausencia y avísale de que no es la primera vez que ocurre y que si vuelve a ocurrir, lamentablemente, te verás obligado a no aceptar más sus reservas.
Si, en caso contrario, es la primera vez que ocurre, envíale un mensaje con tu política de ausencias para las citas e informa al cliente de cómo el hecho de que no se haya presentado afecta negativamente a tu negocio, siempre con un trato amable y profesional.
Recordatorios de citas a los clientes
Ocurre que en ocasiones los clientes reservan sus citas con mucha anterioridad o mientras están en el trabajo o haciendo cualquier otra actividad, no las anotan en la agenda y se olvidan de ellas. Por eso, una solución perfecta es contactar con ellos un día o dos días previos a la cita para recordarles que tienen una reserva en tu negocio. Pero, llamar o escribir a cada uno de tus clientes requiere mucho tiempo, ¿verdad? No te preocupes, con Versum podrás hacerlo automáticamente. Gracias a su funcionalidad de recordatorio de cita automático tan solo tienes que establecer la plantilla de mensaje que quieres enviar a tus clientes y Versum se encargará del resto. Cuando un cliente realice una reserva, automáticamente Versum, le enviará 24 horas antes (o la anticipación que tu elijas) un mensaje de texto SMS o email recordando a cada cliente su cita. Esto hará que tus visitas olvidadas se reduzcan hasta en un 70%.
Establece un pago por adelantado
Si aun con los recordatorios de cita automáticos tus clientes no acuden a sus citas, la solución por la que puedes optar es establecer el pago por adelantado de los servicios o al menos un 50% del pago total por adelantado. En la página web de reservas que te ofrece Versum puedes activar esta opción y hacer que el cliente, cuando reserve online, pague por el servicio un anticipo o todo. De esta forma te aseguras de que el cliente acudirá a su cita, ya que de lo contrario estará perdiendo dinero. Y en el caso de que no acuda, te aseguras de que tu negocio no está perdiendo dinero, ya que el cliente te habrá pagado por adelantado.
Estas son algunos de los consejos para tratar con los clientes que reservan una cita y luego no se presentan en tu negocio. Como has podido comprobar, el software de gestión Versum puede ayudarte a lidiar con este problema y a hacerte ahorrar tiempo y dinero en tu establecimiento.
Si todavía no utilizas Versum puedes probar una versión de prueba completa totalmente gratis con todas sus funcionalidades y comprobar si se adapta a tu negocio:
