Ficha de papel ou programa de cadastro de clientes? O que é melhor para seu salão?
Lembra-se de quando fichas de cadastro de clientes em papel em um salão de beleza costumavam ser comuns? Todo negócio de beleza guardava pequenos pedaços de papel com os dados de cada cliente e cada novo cliente significava uma cerimônia de preenchimento de fichas com todos os dados necessários. A internet foi inundada com modelos de cartões de clientes, criados para serem usados em vários salões de beleza e até em estúdios avançados de estética. Embora o conceito por trás das fichas de cadastro de clientes ainda seja muito relevante, e empregado em tecnologias modernas, como num programa de cadastro de clientes, o formulário de papel em si não é mais eficaz o suficiente. Por que a ficha de cliente em papel em um salão de beleza não é mais utilizada e qual alternativa moderna você deve optar se deseja que sua empresa prospere?
Por que as fichas de papel são piores que um programa de cadastro de clientes
Elas não são seguras
A segurança de dados é uma grande coisa hoje em dia. Com a Lei Geral de Proteção de Dados, empresas podem enfrentar graves consequências ao não proteger os dados pessoais e confidenciais de seus clientes. O que significa que, em primeiro lugar, você precisa pedir permissão sempre que quiser reunir basicamente qualquer tipo de informação sobre seus clientes e, em segundo lugar, é sua responsabilidade manter estes dados seguros. Além disso, embora os dados pessoais (como nome, sobrenome, telefone, endereço e e-mail) devam ser protegidos, dados sensíveis (como o estado de saúde e alergias de seus clientes) devem ser tratados com uma consideração ainda maior. Você está assumindo uma responsabilidade importante.
O armazenamento de fichas de papel em um salão de beleza ou cabeleireiro possibilita a perda de dados. É fácil perder ou alguém pegar um pedaço de papel na mesa da recepção. Mesmo que você oculte esses registros em algum lugar, é necessário compartilhar o esconderijo com alguns (se não todos) seus funcionários, portanto, basta que um deles seja desonesto. Pense bem: é comum que funcionários não confiáveis tentem levar alguns clientes com eles ao deixar o emprego em seu salão de beleza. Ao permitir que isso aconteça, você não apenas corre o risco de perder clientes, mas também de criar grandes problemas quando um deles questiona como o ex-funcionário adquiriu seus dados!
Elas são problemáticas
O maior benefício de ter registros de clientes em forma de cartões ou fichas é que eles são pequenos e você pode guardá-los em qualquer lugar. O maior problema de ter registros de clientes em papel é que eles são pequenos e você pode perdê-los em qualquer lugar.
É assustadoramente fácil perder uma ficha de cliente. E à medida que você obtém mais e mais deles, eles começam a ser terrivelmente difíceis de armazenar! Qualquer um que tenha mantido uma pilha de fichas de papel seguras em um algum momento sabe do que estamos falando. E só de pensar em procurar uma filha em particular nessa pilha, já sabemos o trabalhão que dá, ainda mais se alguém armazenou alguma(s) ficha(s) de forma desorganizada. Nesse momento, é melhor pedir ao cliente as informações que você está procurando, pois seria mais rápido do que encontrar o cartão certo, porém isso mostra ao cliente a falta de organização de sua gestão. Se você tem apenas alguns clientes, e é muito organizado, as fichas de cadastro de cliente podem funcionar bem, mas conforme você crescer, as coisas ficarão muito difíceis de manusear.
Elas não são convenientes o suficiente
Vamos dar uma olhada em uma ficha de cliente em papel, típica para um salão de cabeleireiro. Quais dados devem conter? O nome, sobrenome, endereço, telefone, e-mail, data de nascimento, alergias conhecidas e às vezes medicamentos que o cliente toma regularmente. Os modelos de fichas para clínicas de estética, geralmente, são mais complexos, com mais algumas seções para medidas do corpo e dados mais confidenciais.
O problema com as fichas de papel é que você não pode realmente atualizá-las. Se algo mudar sobre o cliente, você geralmente precisará preencher um novo cartão. Você não pode verificar rapidamente o histórico de compromissos dos clientes e, se quiser incluir fotos de diferentes estágios da transformação do cliente, será necessário imprimi-las primeiro e anexá-las de alguma forma. Ou seja, elas parecem uma solução mais simples, porém, demandam muito mais trabalho.
Elas estão longe de serem ecologicamente corretas
Você pode se surpreender. As fichas não são ecológicas? Mas elas são feitos de papel e o papel é biodegradável! Bem, é verdade, mas o uso excessivo de papel ainda é muito prejudicial ao meio ambiente. São necessários cinco litros de água para produzir um pedaço de papel tamanho A4. Todas as pessoas no Brasil consomem (em média) um equivalente a cerca de quatro árvores e meia por ano. Vamos acrescentar que o papel representa 25% dos resíduos de aterros do mundo e 33% dos resíduos municipais. Bem, você pode ver claramente a escala do problema. Deveríamos reduzir o desperdício desnecessário de papel o mais rápido possível. Além disso, ter um apelo ecológico pode ser o diferencial para seu salão crescer!
Versum, o programa de cadastro de clientes que é sua melhor alternativa
Programa de cadastro de clientes digital
O próximo passo lógico no desenvolvimento de fichas de cadastro de clientes foi torná-las digitais. Dessa forma, você reduz o desperdício de papel e tem a possibilidade de adicionar e editar todas as informações que achar necessárias. Atualmente, você tem o conforto de poder usar ferramentas digitais criadas especialmente para salões de beleza e clínicas de estética, que funcionam também como aplicativo (programa) de cadastro de clientes. Entre os vários sistemas que fornecem essa funcionalidade, há o Versum, sistema de gerenciamento de salões de beleza criado por donos de salão para donos de salão, que eleva os registros dos clientes para o próximo nível.
Segurança de dados de alto nível
O Versum é totalmente compatível com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), fizemos todos os esforços possíveis para garantir a segurança de todos os dados em nosso sistema. O Versum fornece total conformidade com os padrões de proteção de dados pessoais e oferece proteção avançada contra acesso não autorizado a dados. Cada usuário tem sua própria senha e o administrador (você) tem controle sobre os níveis de acesso de cada funcionário. Todos os nossos procedimentos estão sujeitos a auditorias regulares de terceiros. Também estamos focados em minimizar os riscos de danos aos dados, entregamos processos que garantem proteção contra perda e interrupção de dados.
Banco de dados avançado
Você pode incluir quantas informações quiser sobre seus clientes! Você não está mais limitado a escrever os dados mais básicos. Além disso, o Versum fornecerá algumas coisas por conta própria, afinal, é um programa de gestão e não apenas como um bloco de notas. O sistema lembrará todo o histórico de compromissos do cliente e, com base nisso, calculará estatísticas detalhadas para você! Você pode armazenar várias fotos e arquivos adicionais, ver todos os compromissos futuros e acessar rapidamente o histórico de mensagens. Com apenas um clique, você é lembrado de tudo (serviços favoritos, produtos adquiridos, número de compromissos perdidos, campanhas de marketing com as quais você promoveu seu negócio a esse cliente e muito mais). Desde a sua bebida favorita, até o número de vales-presente comprados, você terá tudo o que precisa saber sobre o cliente armazenado com segurança no sistema.
Pronto para usar a qualquer hora, em qualquer lugar
O Versum é baseado na nuvem, ou seja, todos os seus dados ficam armazenados em um seguro ambiente online. Isso significa que você pode acessar sua conta a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet. Esqueça o armazenamento de fichas de papel em pastas de arquivos nas gavetas ou armários, tudo o que você precisa é de um computador, tablet ou smartphone. Você não perderá nada e estará sempre pronto para oferecer um excelente serviço ao cliente. Além disso, poderá manter o controle de seu negócio mesmo quando estiver de férias do outro lado do mundo.
Programa de cadastro de clientes do futuro
Ecologicamente correto, conveniente, seguro e capaz de armazenar o máximo de informações possível – o recurso de cadastro de clientes do Versum é muito mais do que apenas um arquivo. É parte integrante de um sistema de gestão de salões de beleza, barbearias, clínicas de estética, esmalterias e spas que conta com uma série de funções (site exclusivo com agendamento online, agenda digital, estatísticas e relatórios, programa de fidelidade, comunicação com clientes, automação de marketing, gestão de equipe e muito mais) que farão seu negócio crescer e brigar com os grandes.
Pare de procurar fichas de cadastro de clientes e adquira um sistema que, além de ser um programa (aplicativo) de cadastro de clientes, será seu assistente para gerir seu salão 360º e fazê-lo crescer! Comece a usar o Versum grátis!
